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Dietro un meeting di successo c’è sempre una preparazione accurata !  AssistenteDirezione.it vi aiuta nella preparazione del “Meeting perfetto” attraverso questa utilissima checklist.

1 - Alcuni consigli generali sempre validi:

• In caso di riunioni periodiche, stabilire con molto anticipo le date di incontro e comunicarle fin da subito ai partecipanti. In questo modo potranno bloccare per tempo la loro agenda ed assicurare così la loro presenza.
• Il giorno e l’ora della riunione vanno stabiliti a secondo dell’obiettivo dell’incontro: alcune persone lavorano meglio al mattino mentre altre, per esempio, hanno bisogno di ingranare la giornata per essere più “creativi” oppure altri ancora vedono la propria produttività rallentata dopo pranzo.
• Verificare da subito se le spese della riunione siano da collegare ad un budget / Centro di costo specifico.
• Definire qual’è la forma più idonea per convocare il meeting (lettera, e-mail, funzione “Convocazione Meeting” di Lotus Notes o Outlook, ecc.).
• L’attenzione delle persone cala dopo 45 minuti circa: meglio quindi spezzare con un break oppure organizzare due riunioni brevi piuttosto che una lunga.
• Studi comportamentali mostrano che le persone tendono a ricordare solo il 50% di ciò che hanno visto e sentito, ed in particolare, viene ricordato meglio ciò che si è anche visto e non solo sentito. E’ quindi opportuno che gli interventi verbali siano accompagnati da supporti grafici. Non esagerate però con lunghe presentazioni in PowerPoint: funzionano infatti meglio pochi schemi riassuntivi.

2 - Convocazione della Riunione :

• Prima di indire la riunione: verificate con il Vostro Responsabile se è veramente necessario convocarla o se esiste un’alternativa migliore che possa far risparmiare tempo a tutti (es.: e.mail, Conference Call, Instant Messaging, Skype, Videoconferenza, ...).

•   Preparare una convocazione esauriente nei suoi contenuti specificando:

- Oggetto dell’incontro

- Data

- Ora inizio

- Orario previsto di chiusura

- Elenco delle persone che dovranno partecipare

- Sede dell’incontro / Sala Riunione

• Per i meeting informali, può essere opportuno inviare comunque una convocazione via e-mail a tutti i partecipanti quale promemoria.
• Allegare alla Convocazione il verbale della riunione precedente (se ne è stato redatto uno). Se ci sono stati degli sviluppi, aggiornate il “vecchio” verbale prima di inviarlo assieme alla Convocazione.

• Allegare l’ordine del giorno se è già disponibile. Se l’ordine del giorno non è ancora stabilito, annunciare che verrà inviato a breve in un e-mail separata.

3 - Ordine del Giorno (ODG) :

L’Ordine del Giorno permetterà di stabilire la gerarchia e la priorità degli argomenti ed aiuterà il Vostro Responsabile (o il Moderatore) ed i partecipanti a focalizzare la loro attenzione sugli argomenti della riunione evitando di perdere tempo andando fuori tema.

Al momento dell’invio dell’ODG, potrete:

• Chiedere ai partecipanti se vogliono aggiungervi argomenti o apportarvi modifiche. Dopo aver ricevuto il loro feedback, potrete procedere con l’invio della versione definitiva dell’ODG oppure inserire le loro proposte nelle “varie ed eventuali” che avrete appositamente lasciato.
• Chiarire ai partecipanti se è necessario portare una particolare documentazione o se è necessario arrivare preparati su di uno specifico argomento.

NB: Tenete presente che, a volte, avere troppi punti all’Ordine del Giorno puo’ rivelarsi controproducente. Come già detto, la capacità di attenzione dei partecipanti viene meno con il trascorrere del tempo. Ricordate? E’ meglio organizzare due riunioni brevi piuttosto che una lunga…

4 - I partecipanti :

• Verificare chi deve partecipare alla riunione. Dovete decidere voi stessi quali sono i partecipanti o avete ricevuto un elenco di persone da invitare?
• In base all’argomento trattato, valutare se è opportuno allargare l’invito a persone esterne al progetto che possano contribuire con nuove idee o che siano molto ben preparate sull’argomento.
• Tenere presente che invitare qualcuno  - pur sapendo che non potrà presenziare - puo’ rivelarsi utile in quanto egli potrà comunque contribuire alla riunione delegando un loro collaboratore o inviando un loro feedback tramite e-mail o telefono.

NB: Cercate comunque sempre di limitare il numero dei partecipanti. Un meeting che punti ad arrivare ad una specifica decisione non deve superare 6 o 7 partecipanti.

5 - Prenotazione Sala Riunione :

• Prenotare la sala riunione in funzione della tipologia di riunione che dovrà svolgervi. Il modo in cui i tavoli saranno sistemati dipenderà dallo scopo della riunione.
• Scegliere un luogo interno all’azienda o all’esterno a secondo della sensibilità dell’argomento della riunione e del numero di partecipanti.
• Prenotare il materiale tecnologico (lavagna, video-beamer, accesso WEB, collegamento a cartelle o dischi di rete, ecc….
• In caso di riunioni periodiche, ricordatevi di prenotare con largo anticipo la sala riunione.

6 - Coffee Break :

• Il coffee break rappresenta un’ottima occasione per distendere il clima di una riunione e poter sbrigare e-mail o telefonate urgenti.
• Se la riunione si preannuncia lunga, prevedete fin dall’inizio delle bevande (basta dell’acqua) e dei bicchieri nella sala.
• Pause preannunciate all’inizio della riunione (o nell’Ordine del Giorno) permetteranno al Vostro capo (o Moderatore) di pretendere maggiore disciplina dai partecipanti.
• Se invece la riunione è di breve durata - e richiede di arrivare rapidamente ad una presa di decisioni - potrebbe rivelarsi utile non offrire alcun coffee break ai partecipanti in modo da incoraggiarli a focalizzarsi sui vari argomenti trattati e quindi a “chiudere” in tempi rapidi.

7 - Documentazione da Preparare per il Vostro Manager :

• Reperite tutta la documentazione necessaria al vostro capo per il buon svolgimento della riunione e inseritela in una cartella
• Se avete il dubbio che sia necessario aggiungere un documento, aggiungetelo in una cartella “back-up” ! … è sempre meglio avere qualche documento in più piuttosto che non averne abbastanza !
• Verificare se è necessario preparare un supporto grafico/presentazione PowerPoint.
• E’ sempre meglio ottenere dai vari relatori le loro presentazioni qualche giorno in anticipo rispetto all’incontro per poterle “provare” sul PC che si userà per il meeting.

8 - Documentazione per i Partecipanti :

• Determinate quali documenti dovranno essere discussi durante la riunione e preparate una cartella completa per ogni partecipante (prevedere sempre una copia in più nel caso venisse “un ospite” dell’ultimo minuto).
• Se l’argomento lo richiede, anticipate ai partecipanti una copia dei documenti via e-mail in modo da permettere loro di familiarizzare con il tema trattato.

9 - Poco prima del meeting, verificare che :

• la sala riunione sia in ordine (sedie, lavagna, materiale per scrivere, ecc.)
• il materiale tecnologico sia acceso e disponibile (PC, accesso al WEB, ai dischi di rete, ecc.)
• delle bevande siano a disposizione nella sala
• il materiale da distribuire ai partecipanti sia pronto
• sia stampato un elenco dei partecipanti per verificare velocemente (e facilmente) le presenze

10 - Durante il Meeting :

• Iniziare la riunione all’ora stabilita, anche se mancano alcuni partecipanti. Questo atteggiamento aiuterà il vostro Responsabile (o il Relatore), soprattutto in caso di riunioni periodiche, a far capire che le regole sono chiare e vanno rispettate, e non si adattano alle esigenze dei singoli.
• Concentrarsi su quello che viene detto. Sembra un suggerimento banale, ma sovente durante i meeting la tentazione di pensare ad altro è forte ...

11 - Dopo il Meeting :

• Preparate un verbale esauriente e distribuitelo a tutti i partecipanti ed alle persone che, pur non avendo partecipato direttamente all'incontro, possono essere interessate a leggerne il contenuto.
• Sul verbale dovranno assolutamente esserci: le decisioni prese durante la riunione / le azioni che dovranno seguire con le relative scadenze / i responsabili della loro attuazione.
• Dopo un lasso di tempo ragionevole (o qualche giorno prima del meeting successivo), chiedete ai vari responsabili di aggiornarvi sull’avanzamento dei lavori. Aggiornate quindi il vostro verbale ed inviatelo alle persone che erano inserite nella “Distribution List” del verbale precedente.