AssistenteDirezione.it > Dossier > Lavorare con un capo disorganizzato

• Siate organizzati ed efficienti voi stessi “in primis”

Lasciate che la disorganizzazione del vostro capo sia per voi una fonte di ispirazione e di continuo test del vostro sistema di organizzazione mentale e pratico. Abbiate quindi un sistema mentale per gestire il vostro tempo, le attività ed i progetti. Organizzate le vostre attività giornaliere e settimanali e fate una checklist dei “To Dos”.

• Organizzate un meeting settimanale con il vostro capo per gestire i To Dos

Programmate un incontro settimanale con il vostro responsabile (per esempio al lunedì mattina) per parlare con lui delle questioni importanti e verificare quali sono i punti critici della sua agenda o le attività/clienti/questioni sui quali è necessario che sia focalizzata la vostra attenzione.

• Programmate un mini-incontro quotidiano

Organizzate ogni giorno, un mini-incontro di 5 minuti con il vostro capo per verificare se ci sono stati dei cambiamenti dell’ultimo minuto nella sua agenda o semplicemente per un micro-aggiornamento quotidiano.

• Utilizzate un libro firma per tenere sotto controllo le varie scadenze

Utilizzate un libro firma suddiviso su 30/31 pagine numerate con il giorno del mese. Chiedete al vostro capo di darvi tutti i documenti che necessitano, ad una certa data di un follow-up o hanno una scadenza, ed inseriteli nella relativa pagina del libro firma. Verificherete poi, ogni mattina con precisione e velocità, i documenti inseriti nel libro firma per quel giorno.

• Utilizzate delle cartelle di colore diverso per archiviare i documenti in sospeso

Potete ricorrere alle solite cartellette di cartone o di plastica colorate ma tenete presente che i fogli colorati di formato A3 ripiegati in due possono anche loro rappresentare delle cartelle molto pratiche e soprattutto molto più economiche.

Potete quindi assegnare ad ogni colore un significato, per esempio:

Rosso -> per i documenti urgenti; Blu -> per i documenti da firmare; Arancio -> per i documenti in sospeso, ecc.

• Archiviare i documenti per argomento

Utilizzate una cartella con i soffietti ed archiviate i documenti per argomenti. Potete gestire voi la cartella o lasciarla sulla scrivania del vostro capo in modo che possa trovare ogni mattina i documenti che gli serviranno in giornata.

• Tenetevi un back-up dei documenti importanti

Fotocopiate (o meglio scansionate ed archiviate in cartelle elettroniche) i documenti più importanti prima di dare gli originali al vostro capo. In questo modo, se un documento verrà smarrito, avrete subito una copia a disposizione. Sarà utile soprattutto se questo disguido dovesse capire durante un viaggio di lavoro del vostro Manager.

• Controllate regolarmente l’agenda del vostro Manager

Verificate regolarmente l’agenda del vostro Manager per anticipare eventuali sovrapposizioni di appuntamento.

• Chiedete accesso alla posta elettronica del vostro Manager

Chiedete al vostro Manager di darvi accesso alla sua posta elettronica (Delega in lettura / scrittura / modifica) per monitorare e rispondere alle sue e-mail (vedi nostra procedura). Tenete sotto controllo le e-mail in arrivo e date loro una scala di priorità.

Questo vi permetterà di essere sempre informati sullo sviluppo delle questioni importanti oltre a poter monitorare l’agenda del vostro Manager e le varie richieste di appuntamento.

• Utilizzate la funzione “Assegna Attività”

Utilizzate la funzione “Assegna Attività” di Lotus Notes o Outlook (o altri programmi similari) per assegnare al vostro capo delle attività da completare. Quando inserirete la scadenza, utilizzate il sistema di “promemoria automatico” per ricordargli che c’è un’attività da completare (è possibile impostare l’invio di un e-mail di promemoria, o fare comparire un pop-up).

Potete anche utilizzare questa funzione per assegnare in un click, per conto del vostro Manager, alcuni attività ai suoi collaboratori.

• Conservate solo l’ultima e-mail nella corrispondenza “botta e risposta”

Il vostro capo ha ricevuto 10 e-mail relative ad uno stesso argomento? .. probabilmente si tratta di una infinita corrispondenza “botta & risposta”.

Accertatevi che l’ultima e-mail contenga tutto lo storico della discussione e i relativi allegati ed eliminate dalla posta in entrata tutte le altre e-mail.

• Utilizzate i colori per gestire le e-mail

Utilizzate sempre il colore (di solito rosso) per evidenziare le e-mail del vostro Manager che non avete ancora letto. Se volete leggerle prima di lui, ricordatevi di ripristinarle in stato “non ancora letto”selezionando la funzione “Segna come da leggere”.

Potete anche assegnare un colore specifico alle e-mail inviate da determinati mittenti che richiedono un’attenzione immediata da parte del vostro Responsabile (vedi la nostra procedura).

Se non siete sicuri di poterne parlare di persona, stampate tutte le e-mail urgenti e lasciatele in evidenza sulla scrivania del vstro responsabile in una cartella “e-mail Urgenti”.

• Archiviate subito le e-mail del vostro Manager in cartelle elettroniche

Concordate assieme un sistema logico di archivio e verificate con lui quali documenti devono essere archiviati sia sotto forma cartacea che sotto forma elettronica.

• Riducete la durate dei meeting

Nessuno ama i meeting interminabili: cercate di contenere i meeting in 30 minuti (max 45 min.) in quanto dopo 45 minuti statisticamente l’attenzione cala; la breve durate prevista per l’incontro aiuterà così i partecipanti a rimanere focalizzati sull’argomento.

• Utilizzate maggiormente la teleconferenza e la videoconferenza

Il tempo che vostro capo impegna nei trasporti per recarsi ad un incontro può a volte essere risparmiato!

Verificate se è possibile organizzare una teleconferenza (al telefono) o una videoconferenza (con Skype è gratuita!). Oltre ad un risparmi di tempo, questo avrà anche un impatto positivo sull’ammontare delle nota spese per i viaggi aziendali.

• Pensate all’utilità delle colazioni di lavoro

Sono ancora poco comuni in Italia ma già molto diffuse ed apprezzate all’estero.

Organizzate una colazione di lavoro in un ristorante o un elegante hotel con un cliente importante. Con i colleghi può essere un modo simpatico per iniziare la giornata facendo colazione insieme in ufficio: nel mondo anglosassone si usa molto portare delle brioches in ufficio e fare un primo breefing del mattino facendo colazione insieme.

• Cambiate la cadenza degli incontri con i collaboratori del vostro capo

Il vostro Manager ha per abitudine di organizzare settimanalmente degli incontri “one-to-one” con i suoi primi riporti? Chiedetegli se per caso, qualcuno di essi possa passare a incontri meno frequenti.

• Lasciate sempre il venerdì pomeriggio libero nell’agenda del vostro Manager

Tenete sempre il venerdì pomeriggio libero nell’agenda del vostro capo per lasciargli il tempo di “respirare” e avere mezza giornata per riordinare le idee ed i documenti di una dura settimana di lavoro.