AssistenteDirezione.it > Dossier > Come scrivere una relazione

1 - Informarsi sul contesto :

Capire quali sono le esigenze dell’azienda/del vostro capo e scegliere lo stile di redazione che vi è più consono.

2– Conoscere il proprio interlocutore :

Chi leggerà la vostra relazione ?

Prima di cominciare, è indispensabile capire qual è il livello di conoscenza del vostro interlocutore sull’argomento.

Infatti, se vi rivolgete ad un neofita, la vostra relazione dovrà dare una visione globale dell'argomento. Se invece, la persona è informata sui fatti, potrete focalizzarvi soltanto sugli aspetti più salienti.

E’ inoltre opportuno adattare anche il lessico in funzione di chi che la dovrà leggere.

3– Capire la finalità della relazione :

Per quale motivo dovete scrivere la relazione?

Per aiutare il vostro Responsabile a prendere una decisione? ..Per aiutarlo a cercare una soluzione ad un problema? …Sapete già che dovrete far seguito con una relazione più dettagliata? …Dovete verificare un’informazione o fornire un aggiornamento su un argomento specifico ?

In funzione della finalità della relazione, dovrete scegliere come affrontare l’argomento ed il modo con il quale selezionare le informazioni da inserire nel documento.

Cercate di aggiornarvi il più possibile prima di lanciarvi nella redazione del documento e nella raccolta di informazioni.

Importante: se avete dei dubbi, non esitate a chiedere chiarimenti al vostro Responsabile. Ha sicuramente un’idea precisa delle informazioni che vuole leggere nel documento ed è quindi meglio sapere quali siano prima di mettersi all’opera.

4– Reperire le informazioni con metodologia :

Per evitare di perdere tempo, iniziate la ricerca avendo già in mente il tipo di informazioni che desiderate raccogliere.

Vi consigliamo quindi di leggere un documento di riferimento per chiarirvi le idee sull’argomento.

Importante: se riuscirete a riassumere l’argomento in 1 o 2 frasi, significa che saprete individuare le informazioni fondamentali sulle quali dovete soffermarvi.

5– Utilizzare uno schema :

Utilizzate uno schema per ordinare e classificare le vostre ricerche e le informazioni raccolte.

Per esempio:

Al centro:  scrivete l’argomento

Poi aggiungervi 8 rami che corrispondono alle seguenti domande: chi, quando, cosa, come, quanto, perché (le cause), per che cosa (gli obiettivi), dove.

Le caselle si riempiranno man mano che andrete avanti con le vostre ricerche.

6 – Organizzare le informazioni :

Una volta che avrete distribuito nelle varie caselle le informazioni che avrete raccolte, dovrete armonizzare i dati costruendo il testo della vostra relazione.

Se avete inizialmente fatto un semplice “copia incolla” delle frasi durante la vostra ricerca, dovrete fare lo sforzo di riformulare il tutto.

Potete anche fare un semplice elenco facendo però attenzione ad armonizzare almeno la forma. Questo sarà un ottimo esercizio che vi permetterà di essere sicuri di avere capito bene tutti gli elementi che avete raccolto.

Al minimo dubbio o alla prima ambiguità, non esitate ad approfondire il vostro lavoro di ricerca iniziale: forse vi siete imbattuti su un punto delicato!

7 – Identificare i punti chiavi :

Identificare i termini che racchiudono i significati principali dell’argomento.

Sarà molto semplice se avrete utilizzato lo schema mostrato nel punto 5.

Infatti, aver inserito le informazioni nelle varie caselle dello schema dovrebbe aiutarvi a fare emergere in maniera naturale gli aspetti dell'argomento più importanti.

La scaletta e la struttura della vostra relazione dovrebbero così apparirvi in un colpo d’occhio!

Importante: “spesso le celle più lunghe meritano un’attenzione maggiore!“

8 - Scrivere l'introduzione :

L'introduzione deve essere breve e deve far capire al lettore il quadro nel quale è stato redatto il documento.

E’ necessario che spieghiate al vostro interlocutore il problema o la questione che ha sollevato la necessità della relazione

9 - Costruire un piano :

La prima parte consiste generalmente nello stabilire i fatti attraverso una affermazione sintetica che permetterà al lettore di prendere conoscenza dell’argomento.

In seguito, sceglierete i punti importanti da sviluppare in funzione dell'argomento e dell'obiettivo della vostra sintesi.

10 – I nostri consigli finali per la stesura di una relazione di sintesi :

• Vince il contenuto e non forma: tenete presente che la sintesi privilegia la rapida comprensione alla qualità della scrittura: siate quindi chiari, e spezzate i lunghi argomenti con delle frasi brevi e leggere.

• Utilizzate i termini tecnici solo se la relazione è destinata agli “addetti ai lavori".

• L’uso di sigle ed acronimi è consentito, ma non dimenticate di scrivere per esteso il loro significato la prima volta che vi fate riferimento.

• Preferite l’uso di grafici e tabelle quando dovete presentare dei dati numerici.

• Mettete in valore le informazioni chiave (che sono riepilogate nello schema del punto 5).

• Date importanza all’impaginazione: chiara e sintetica.

• Scegliete dei titoli adeguati: danno una prima impressione sulla qualità del vostro lavoro; infatti i titoli sono importanti ed aiutano il lettore a capire il contenuto del paragrafo.

• A meno che sia la cultura della vostra azienda, non siate troppo creativi! E' meglio utilizzare dei titoli sobri e evitare quelli a caratteri cubitali o sensazionalistici tipo testata giornalistica o effetti stroboscopici!

• Citate sempre alla fine della relazione le fonti dalle quali avete tratto le informazioni