Cecilia Cattaneo

AssistenteDirezione.it : Ciao Cecilia, ci racconti qualcosa di te?

Sono nata a Milano ma vivo a Genova da quando, 5 anni fa, ho avuto una meravigliosa bimba e ho deciso che la famiglia doveva essere riunita. Sono un’appassionata di grafologia e, quando il lavoro e la famiglia me lo permettono, partecipo a corsi e conferenze sul tema . Mi piace applicare la grafologia a svariate situazioni, dall’assunzione di collaboratori a pura curiosità sulla personalità “meno visibile” di chi mi circonda.

In quale azienda lavori e che posizione ricopri?

Lavoro all’Istituto Italiano di Tecnologia nel dipartimento di Scoperta e Sviluppo Farmaci, un Istituto di ricerca attivo da pochi anni che raccoglie ricercatori di diverse discipline – dalla robotica alle neuroscienze alla nanotecnologia - provenienti da ogni parte dell’Italia e del mondo.

Il mio ruolo, “Administrative Coordinator”, è quello di coordinare e supervisionare due risorse con la collaborazione delle quali mi occupo degli acquisti, della preparazione del budget, dei viaggi, dell’organizzazione di eventi e conferenze, dei progetti europei e americani di richiesta di finanziamento del Dipartimento nonché assistere il Direttore dello stesso nell’espletamento del day by day e nella gestione dei suoi impegni istituzionali. Non è semplice definire tutto quello che si fa, come le mie colleghe in altre interviste hanno spiegato, il ruolo è veramente multitasking.

Come hai iniziato la tua carriera? e come è proseguita fino ad oggi?

La mia carriera è iniziata in una segreteria di Presidenza di un grosso gruppo italiano come assistente di supporto part-time mentre studiavo Psicologia all’Università ed è poi proseguita nella stessa direzione in modo un po’ casuale: sono state società di head hunting a cercarmi perché avevano il mio curriculum e, incuriosita ed attratta dai brand delle società che mi proponevano, ho accettato di fare colloqui e da lì di cambiare lavoro. Ad un certo punto della mia carriera, mi sono resa conto che era diventata una vera e propria professione e che ciò per cui avevo studiato stava invece diventando una passione, un hobby.

Sei tu ad aver scelto il tuo lavoro o il lavoro che ha scelto te?

Si può dire che è il lavoro che ha scelto me e, guardando indietro, affermo con certezza che non mi spiace.

Cosa ti piace del tuo lavoro?

Ora, amo lavorare in un ambiente internazionale con un capo che ha una mentalità molto internazionale ed essere un punto di riferimento per tutto il Dipartimento. In passato, il ricoprire posizioni tali per cui potevo avere una visione completa di tutta la struttura organizzativa aziendale. In ogni caso posizioni privilegiate.

...  a questo punto ci viene spontaneo chiederti cosa non ti piace?

In passato, non mi è piaciuto lavorare con persone poco stimolanti e di “vecchio stampo” per cui il ruolo dell’Assistente era quello da manuale (rispondere al telefono, dettare testi, ecc…) ma me ne rendo conto solo ora perché ai tempi mi sembrava normale.

Ora invece, ho capito che il capo si può, anzi si deve scegliere. Inutile intestardirsi, bisogna stimare il proprio capo, solo così si instaura un relazione proficua per entrambi. Insomma, se il nostro capo non ci piace, cambiamolo!

Inoltre non mi è mai piaciuto e continua a non piacermi il lavoro di archiviazione cartacea… lo so, è banalissimo ma io ho sempre delle montagne di carta nell’armadio… fortuna che so trovare tutto e subito perché ho un’ottima memoria visiva.

Hai maturato un’esperienza professionale sia come Assistente di Direzione che come Office Manager. Potresti quindi spiegarci cosa differenzia questi due profili professionali?

Molto dipende dalla struttura aziendale, ci sono state posizioni di Assistente in società poco strutturate in cui ricoprivo ruoli più da office manager e società dove ricoprivo ruoli di office manager in cui mi sono ritrovata a fare anche l’assistente. Spesso, come già detto, dipende dall’organizzazione aziendale in termini di capillarizzazione del lavoro.

Per rispondere alla domanda in termini molto poveri, un’Assistente, nel senso stretto del termine, assiste qualcun altro mentre un Office Manager gestisce qualcun altro. Sicuramente l’esperienza della gestione delle persone è molto formativa e come mi disse una volta uno dei miei capi “sei tu al servizio delle persone e non le persone al tuo servizio” perché devi saper ascoltare, trattare ognuno in modo diverso e saper essere un leader senza doverti imporre. Non poco insomma.

Gli studi che hai compiuto si sono rivelati utili per il ruolo che ricopri oggi ?

Solo in parte; ad oggi è l’esperienza che ho che si è rivelata utile per ricoprire questa posizione, venendo a lavorare a Genova, ho dovuto accettare dei compromessi che credevo fossero una sorta di “disgrazia” (la vita ti pone davanti a delle scelte, ho scelto la famiglia e non il lavoro, e così via…).

Ora come ora ritengo che, anche dopo anni di esperienza, non si è mai arrivati e ci sia sempre da imparare qualcosa sia dalle persone che dalle situazioni e soprattutto che spesso quello che crediamo una sfortuna o una scelta difficile, si trasforma – con impegno e dedizione – in una piacevole e stimolante realtà.

Quanto pensi sia importante la “formazione continua” nella nostra professione ?

Ci sono argomenti sui quali cerchi di essere sempre aggiornata? Se si, quali ed in che modo ti tieni aggiornata?

Devo essere sincera: non ho molto tempo per gli aggiornamenti anche se sto cominciando a guardarmi in giro e a visitare siti come il vostro, che ritengo molto utile, e altri internazionali. L’unica formazione continua che seguo è l’inglese che a seconda dei ruoli e dei settori in cui lavori deve essere costante e sempre approfondita.

Quali sono i software che utilizzi maggiormente o che trovi più efficaci?

Outlook, word, internet….

Gli uomini stanno sempre più entrando senza complessi nella professione di Assistente. Su quali aspetti potrebbero avere maggiori problemi delle donne e dove invece potrebbero dare un valore aggiunto alla nostra professione?

Ritengo che ciò che distingue un professionista non sia il sesso ma la personalità. Ho conosciuti diversi Assistenti uomini soprattutto negli Stati Uniti e li ho trovati squisitamente efficienti, spigliati e divertenti. Non saprei cogliere delle differenze sostanziali..

Secondo te, l’avvento delle nuove tecnologie e l’autonomia che possono conferire a ciascuno, rischia a termine di far estinguere la professione di Assistente (di direzione)? Oppure potrebbe essere un motivo di stimolo e sviluppo?

Secondo me è una possibilità per far diventare il ruolo di Assistente un po’ più sostanzioso e complesso, in fondo non si deve più guardare l’email per il capo o filtrare le sue telefonate che spesso avvengono via cellulare direttamente, ritengo che il ruolo, negli anni, abbia subito un notevole sviluppo. Spesso però sta alla persona stessa ricercare un accrescimento professionale e al suo capo fornire la formazione e dare spunti di crescita. In Italia siamo poco attenti alla formazione e alla crescita delle Assistenti.

Noi di AssistenteDirezione.it crediamo, sulla scorta dell’esperienza delle colleghe in altri paesi del mondo che la Virtual Assistant possa in futuro affermarsi anche in Italia. Tu cosa ne pensi?

Lo spero tanto anche se non dimentichiamo che noi italiani abbiamo tanto bisogno del rapporto umano.

Un ringraziamento speciale e complimenti a voi di AssistenteDirezione.it !