AssistenteDirezione.it : Ciao Ilaria, ci racconti qualcosa di te?

Sono nata e vivo a Sesto San Giovanni; mi sono laureata in Lingue (francese e inglese); amo viaggiare, la musica, il cinema, la danza, la lettura e gli animali, soprattutto i gatti. Cerco di trovare sempre un momento nella mia vita per coltivare queste passioni. Ultimamente mi sto concentrando anche sul giardinaggio (da balcone), mi diverte molto! Poi ho una rete di amicizie e legami molto solida, anche questa va coltivata, un po’ come i miei fiori..

 

In quale azienda lavori e che posizione ricopri?

Attualmente sono l’Assistente del Direttore Generale e di tutti i Manager di Sony Ericsson Italia. A dire il vero, sono l’Assistente della Market Unit in toto. Mi occupo di gestire l’agenda, i viaggi, le riunioni, ecc. per lui e per i 4 top Manager.

In Sony Ericsson abbiamo la struttura tipica di molte multinazionali, quindi si lavora da un lato localmente e dall’altro interfacciandosi con le altre market unit nel resto d’Europa; mio compito è anche quello di seguire questa parte.

Infine, fin dall’inizio, ho chiesto e ottenuto di collaborare attivamente con il nostro Marketing e Ufficio PR, per cui seguo un po’ la parte di MICE, collaboro nell’organizzazione degli eventi qui e all’estero, gestisco gli inviti e i rapporti coi clienti, ecc.

 

Sei tu ad aver scelto il tuo lavoro o il lavoro che ha scelto te?

Ho avuto entrambe le esperienze. Mentre stavo ancora studiando facevo dei piccoli lavoretti, per pagarmi la retta dell’Università almeno in parte. Una mia cara amica lavorava nel centro congressi di una grande struttura ospedaliera: quando c’erano gli eventi più importanti mi chiamava a collaborare per lavori semplici come assemblare le cartelline, stampare i cavalierini, piegare i programmi, effettuare le chiamate di conferma, ecc.

 

Ad un certo punto una ragazza che lavorava in segreteria in un ufficio della stessa struttura si è ammalata per due settimane e, dato che mi conoscevano già per i congressi, mi hanno chiesto se ero disposta a sostituirla. Ho iniziato facendo una sorta di part time, proprio perché stavo per laurearmi, poi sono passata al tempo pieno…e da due settimane sono rimasta poi sette anni!

Si stava sviluppando in quel periodo un ufficio di Trasferimento Biotecnologico e io mi sono inserita in questa realtà, mettendo in piedi archivio, database, dando una sorta di struttura a qualcosa che era ancora in fieri. Il mio capo era il Direttore di questo ufficio, con un suo budget da gestire, un suo team, ecc., quindi ho iniziato subito seguendo un Top Manager.

 

Dopo sette anni, ho cercato e scelto io un cambiamento, e sono passata ad una piccola Agenzia di Comunicazione. Non ero contenta, così dopo diversi mesi mi sono messa a cercare a tappeto, usando tutti i canali possibili…un’amica carissima lavorava in Sony Ericsson e mi ha detto che il Direttore Generale svedese stava cercando un’assistente con esperienza, che sapesse parlare bene l’inglese. Ho inviato il mio CV, sono stata chiamata la sera stessa…ho fatto due colloqui e mi hanno confermata!

 

Cosa ti piace del tuo lavoro?

Innanzitutto mi piace il fatto di potermi occupare di cose molto diverse e varie fra loro, e questo mi è capitato in tutte le aziende nelle quali ho lavorato. Posso passare nella stessa giornata dalla prenotazione per un viaggio, all’andare a vedere una location per una cena, dal contattare i vincitori di un concorso a sistemare i testi della pagina della nostra intranet, ecc.

 

Poi mi piace il fatto di lavorare per un team di persone: ci sono Assistenti di aziende più grandi che magari conoscono solo i loro 3-4 capi, o il loro gruppetto. Io invece, lavoro per tutti e con tutti, Vendite, Marketing, Customer Service…non mi annoio mai.

 

Infine ammetto che mi gratifica essere considerata per alcune cose un punto di riferimento; mi piace avere come obiettivo “risolvere i problemi”. In questa azienda in particolare, mi piace il fatto di fare il mio lavoro in un gruppo giovane e in un ambiente molto dinamico.

 

... e cosa non ti piace?

Sicuramente le parti legate all’amministrazione…verificare le fatture dei viaggi, o le ricevute DHL, aiutare i colleghi ricordando loro di seguire tutti i passaggi dettati dall’amministrazione per effettuare ordini, preventivi… questo proprio mi annoia.

 

Poi in Sony Ericsson, siccome siamo in pochi, io di fatto faccio anche la reception, spedisco pacchi, rispondo al centralino…non mi è mai pesato, è solo fastidioso quando arriva magari un fornitore ed è un po’ anomalo spiegargli che la persona che sta seduta dietro la reception è anche quella con cui deve contrattare per il preventivo di una sala. Nell’azienda precedente, mi dovevo occupare tantissimo delle cose personali del Presidente, direi al 70%; non ne sono mai stata particolarmente lieta. Inoltre, non mi piace quando (di rado per fortuna) c’è qualche ignorante che ti tratta come se fossi la domestica..

 

Da cosa si riconosce - secondo te - una “buona” Assistente?

Puntualità, precisione, organizzazione, capacità di capire le priorità, savoir faire. Si tratta sempre di tirare le fila di molte attività, coordinare persone, fare in modo che da una serie di punti oscuri su una lista si arrivi ad un percorso lineare…

 

Per me la base di tutto resta comunque e sempre il lato umano: sembra una banalità ma non lo è. Saper sorridere, essere educati, cordiali e collaborativi a mio avviso non deve essere un optional. Molto spesso le Assistenti di livello alto confondono per esempio “saper fare da filtro” con “fare muro”…

 

Poi, naturalmente, a questo devono legarsi obbligatoriamente le caratteristiche di cui sopra.

 

Gli studi che hai compiuto si sono rivelati utili per il ruolo che ricopri oggi ?

Decisamente sì per la parte linguistica. Io parlo, leggo e scrivo in inglese tutto il giorno. Anzi, con alcune mie colleghe francofone in giro per l’Europa uso anche il francese. In Sony Ericsson tutti i processi, le Governance, gli aspetti istituzionali sono in inglese. Io ho adesso un capo ungherese con il quale parlo in inglese; le call che facciamo per i progetti europei sono in inglese. Quando mi trovo a organizzare meeting e cene a Londra, per dire, uso l’inglese.

La parte di letteratura è ovviamente meno utile, apparentemente…ma sono studi che aprono la mente e ti danno una prospettiva sicuramente diversa.

 

Quanto pensi sia importante la “formazione continua” nella nostra professione ? Ci sono argomenti sui quali cerchi di essere sempre aggiornata? Se si, quali ed in che modo ti tieni aggiornata ?

Per me il web è sicuramente fonte di continua formazione o quanto meno di spunti. Ora ci sono diversi siti dedicati alla nostra professione, quando ho iniziato a lavorare (fine anni ’90) ricordo che alcune segretarie dell’ospedale un po’ più “agées” ancora erano diffidenti verso l’uso della mail… !

 

Tutti i tool/siti che in qualche modo aiutano e velocizzano nella prenotazione dei viaggi per me sono essenziali. Altri corsi di formazione onestamente non ne ho mai seguiti, a meno che non riguardassero un aspetto veramente specifico del mio lavoro: anni fa mi occupavo anche di pratiche brevettuali, e quindi avevo seguito un corso apposta per il personale assistente nell’ambito patent e marchi.

 

C’è anche da dire che faccio questo lavoro da 12 anni, ho imparato moltissimo sul campo. Non voglio sembrare presuntuosa, ma dato che di mio sono già abbastanza organizzata mentalmente, non ho mai avuto problemi, per esempio, con il time management, e non vedo l’utilità, per me, di svolgere un corso su questo. Credo però fermamente che ognuno debba capire i suoi limiti, i suoi punti deboli e lavorare su questi.

 

Quali sono i software che utilizzi maggiormente o che trovi più efficaci?

Naturalmente il pacchetto Office è la quotidianità per me. Poi, come dicevo prima, abbiamo alcuni tool specifici in collaborazione con la nostra agenzia di viaggio per lavorare rapidamente in questo ambito. I sistemi più legati all’Amministrazione o al Personale (SAP, e similari) non sono utilizzati da me direttamente.

 

Gli uomini stanno sempre più entrando senza complessi nella professione di Assistente. Su quali aspetti potrebbero avere maggiori problemi delle donne e dove invece potrebbero dare un valore aggiunto alla nostra professione?

Wow… che domanda! .. Non saprei… si rischia di cadere nel luogo comune dell’uomo disorganizzato, disordinato, impreciso…non saprei davvero. A me non è mai capitato di incontrarne, non mi sono fatta un’opinione a riguardo.

 

Secondo te, l’avvento delle nuove tecnologie e l’autonomia che possono conferire a ciascuno, rischia a termine di far estinguere la professione di Assistente (di direzione)? Oppure potrebbe essere un motivo di stimolo e sviluppo?

Non credo proprio che la tecnologia possa a lungo andare far estinguere la mia professione. Per me la tecnologia è un mezzo, ma quello che fa la differenza è il modo in cui la si usa. I i miei Managers mandano tranquillamente da soli le loro invitations in Outlook. Tuttavia poi, quando iniziano ad arrivare i primi “decline” o “tentative”, non hanno tempo e testa per mettersi a sbrogliare la matassa da soli…

 

Sicuramente nel campo in cui lavoro, ho visto che le e-mail hanno soppiantato la lettera scritta in Word, stampata, spedita… e molte volte in un’azienda informale come Sony Ericsson questo significa che il Manager si scrive le comunicazioni da solo e se le spedisce da solo. Ma questo vuol dire semplicemente che io ho molto più tempo per occuparmi di mille altre cose che mi vengono affidate…

 

Dove lavoro ora, ovviamente, usiamo il cellulare per fare praticamente tutto; dal cellulare si possono leggere le mail, controllare il calendario, scaricare file ecc. Eppure la mia mole di lavoro non è mai calata. Io mi baso naturalmente sulla mia esperienza personale; alcune cose possono essere magari gestite da casa, ma un Direttore Generale continuerà a fare il Direttore Generale.

Io l’ho sempre vista e pensata, e venduta, in un certo senso, così:  "tu, Manager, per fare bene il tuo lavoro devi essere scaricato da una serie di cose e di piccole-grandi preoccupazioni: di queste mi occupo io". Che poi questo si possa gestire magari da casa, e qui ci riallacciamo al concetto della virtual assistant, questo è un altro discorso.

 

Noi di AssistenteDirezione.it crediamo, sulla scorta dell’esperienza delle colleghe in altri paesi del mondo (vedi interviste a Lia Parkinson e a Mary Tomasso sul nostro sito) che la Virtual Assistant possa in futuro affermarsi anche in Italia. Tu cosa ne pensi?

A me piacerebbe che ci fosse questa possibilità, quantomeno come possibile scelta. Lia Parkinson, intervistata tempo fa, è una mia amica di infanzia e io ho seguito passo passo la nascita di questo suo progetto. Devo dire però che non ho ancora raggiunto un parere definitivo su questa cosa per me personalmente…

 

Intanto, per me la Virtual Assistant è comunque realmente indipendente, quindi non considero sotto questa definizione le Assistenti che lavorano presso un’agenzia in generale che ha clienti esterni: in questo secondo caso non cambia nulla per l’Assistente che comunque ha un orario lavorativo definito, esce di casa per andare in un posto specifico da dove lavorare ecc.

 

Chiarito questo, l’idea di gestire in modo assolutamente indipendente il proprio lavoro, in termini di orari, giorni della settimana, location ecc è ovviamente ottima. Credo sia molto difficile soprattutto all’inizio trovare un buon portafoglio clienti per i quali lavorare. Non penso che si lavori di meno: Lia molto spesso per non perdere l’occasione lavora il sabato, la domenica, la sera…ricordo anche un giorno in vacanza a Istanbul in cui aveva acceso il pc per guardare le mail!

Certo, poi uno al mattino può lavorare in pigiama seduto sul letto, senza affrontare magari un viaggio sui mezzi pubblici o in tangenziale…

 

Diciamo che io ci ho pensato un po’, e al momento non la vedo molto praticabile ma per me personalmente: per esempio in questo momento non ho nessuna voglia di usare il mio tempo libero per le pubbliche relazioni, preferisco una volta chiusa la porta dell’ufficio, dedicarmi solo alla mia vita privata. Questo è un punto che ad esempio mi spaventa un po’.

 

Inoltre, è importante avere una stanza della propria casa che diventa “l’ufficio”: il PC, una piccola stampante, uno scanner, possibilmente uno spazio per eventuale archivio seppur ridotto. Io, al momento, nonostante abbia ora un mio appartamento abbastanza grande, questo spazio non l’avrei, dovrei un po’ ribaltare casa! Poi credo che in Italia ci siano due ostacoli: la burocrazia del mettersi in proprio è uno; l’altro è un po’ la mentalità del classico capo italiano che vuole avere la segretaria nella stanza accanto….

 

Un’altra cosa importante è che credo che in Italia ci sia un po’ di competitività che impedisce una sorta di “corporazione”, diciamo così fra le VAs. Se Lia non può occuparsi di un cliente, lo “passa” a una sua collega, che magari in un’altra occasione ricambierà il favore, e così son contenti tutti: Lia, la collega e il cliente. Qui, non so se sarebbe fattibile. Comunque è una cosa che non ho escluso a priori, anzi mi son trovata spesso a pensarci e rifletterci. Credo ci sia lo spazio per lavorarci ancora.

 

Credo in ogni caso che su questo e su quasi tutti gli altri aspetti del nostro lavoro sia determinante una cosa: un capo illuminato!

 

Io ho iniziato la mia carriera lavorativa con un capo al quale sarò sempre eternamente grata: intelligente, sensibile, capace, competente, che mi ha insegnato moltissime cose, mi ha aiutata quando mi son trovata in difficoltà, mi ha sempre trattata con rispetto. Io potevo sedermi lì e dire tranquillamente “Scusami ma non mi piace come stiamo lavorando su questa cosa….” .. So che è una cosa che non capita spesso…Naturalmente la professionalità e la bravura di un' Assistente non dipendono dal capo che si ritrova; però lavorare in un clima positivo, propositivo e meritocratico sicuramente mi ha disposto meglio ad affrontare il mio lavoro.