Alessandra B.

AssistenteDirezione.it : Ciao Alessandra, ci racconti qualcosa di te?

Mi chiamo Alessandra, abito a Caronno Pertusella, a circa 30km dal Capoluogo Lombardo e da 20 anni faccio la pendolare...e gli ultimi 9 per andare a lavorare in centro a Milano.

Possiamo chiederti quanti anni hai?

Hem... 5 anni! ... traduco...35 anni

In quale azienda lavori e che posizione ricopri?

Lavoro nella sede direzionale della più importante azienda italiana che produce chips e snacks (e non solo). Da 9 anni, cioè da quando sono stata assunta, sono nel pool di segreteria di Presidenza. Come ho detto, in Italia siamo l'azienda leader nella produzione di chips e snacks ...insomma se si parla di patatine ...chi è il numero uno? Solo in Italia abbiamo 6 siti produttivi, 2 magazzini di distribuzione ed impieghiamo oltre 2000 persone.

Qual'è il tuo ruolo all'interno della Azienda e con quale Manager lavori?

Lavoro in Segreteria di Presidenza. Oltre a seguire tutta la normale attività di segreteria relativa al mio ufficio, c'è il Presidente....che ha bisogno di mille attenzioni ed io collaboro anche con la sua Assistente Personale.

Seguo poi anche tutto l'Ufficio Marketing...ossia il Direttore e i 7 Brand Manager soprattutto per lavori di segreteria, l'emissione degli ordini, la gestione degli archivi, la preparazione di slide per le riunioni.... e per finire dallo scorso novembre assisto anche una giornalista per la redazione del nostro House Organ (n.d.r.: Giornale interno alla Società). Io stessa scrivo e invio le NewsLetter relative ai più svariati argomenti che coinvolgono la nostra azienda (dalle adozioni a distanza alle sponsorizzazioni sportive).

Da quanto tempo lavori in questa azienda ed in particolare da quanto tempo ricopri questo ruolo?

Tra pochi mesi festeggio i 9 anni tutti sempre nella Segreteria di Presidenza!

Come hai iniziato la tua carriera? e come è proseguita fino ad oggi?

Ho cominciato a lavorare 12 anni fa ma in una posizione totalmente diversa...poi ho cambiato...perché volevo migliorare e imparare cose nuove.

Com'è una tipica giornata del tuo lavoro?

E' difficile descrivere una giornata tipo, perché tutto dipende da cos'ha in mente il Presidente.

Può succedere di tutto e il contrario di tutto. Però in linea generale, entro in ufficio per le 8.30 (mezz'ora prima dell'orario "ufficiale") così ho il tempo di accendere il pc e leggere le mail che si accumulano di giorno in giorno. Poi passo la giornata tra telefonate, ordini, convocazioni di riunioni, redazione di lettere, mail, report.... fino a che, alle 19, riesco finalmente ad uscire e andare a casa (cioè un'ora dopo l'orario standard di fine giornata!).

Quali sono i software che utilizzi maggiormente o che trovi più efficaci?

Praticamente uso tutto il pacchetto Office, Word, Excel, Powerpoint, Publisher...

Utilizzi lingue diverse dall'italiano?

Si, uso principalmente il francese, visto che abbiamo anche 4 siti produttivi in Francia, poi anche l'inglese perché siamo anche in Scozia e, a dire il vero, parlo anche un pochino di spagnolo...ma solo perché mi piace e sto cercando di impararlo.

Ritieni che sia importante la formazione nel nostro ruolo?

Ale: E' assolutamente indispensabile la conoscenza delle lingue straniere e soprattutto saper usare bene il computer.

Hai rilevato dei cambiamenti sensibili nella professione in questi 9 anni da quando sei Assistente di Direzione?

Come in tutte le professioni, man mano che i tuoi responsabili imparano a conoscerti e tu dimostri di essere all'altezza delle loro aspettative, allora aumentano le responsabilità. Oggi sono in grado di gestire da sola l'ufficio di Presidenza.

In cosa pensi sia difficile essere una Assistente di Direzione ?

La parte difficile è riuscire a trovare il "mood" per "affrontare" il Presidente. Purtroppo essendo sia il Presidente che il proprietario non è difficile per lui decidere e poi magari modificare le decisioni prese... ci vuole pazienza... e soprattutto sorridere sempre!

Qual'è stata la più grossa sfida che hai dovuto affrontare nel tuo lavoro?

La sfida più grande?? Riuscire sempre ad accontentare tutti...visto che tra Presidenza, ufficio Marketing e la mia Responsabile, sono in 11 che ogni giorno si rivolgono a me...più ci sono gli extra! Come va a finire? Di solito ci riesco!

Quali sono le 3 maggiori "competenze" (oggi si usa molto dire: Skills) che ritieni importanti per ricoprire bene il ruolo di Assistente di Alta Direzione come nel tuo caso?

Riservatezza, saper dare un ordine di priorità alle cose, essere ordinate e precise. E non guasta essere in grado di mantenere buoni rapporti con i colleghi e i propri superiori.

Quale consiglio daresti alle colleghe della nostra Community per avere soddisfazione nella vita professionale?

Trovate sempre il modo di ritagliarvi un piccolo spazio per voi stesse. Si esce di casa presto e si torna tardi...se poi si ha una casa da mandare avanti...si è sempre di corsa. Se si sta bene nel personale allora anche in ufficio tutto diventa non facile, ma sicuramente un po' più semplice.