Intervista a Susanna Vai, Assistente al CEO presso un'azienda del settore Space & Defense

Susy Vai

AssistenteDirezione.it : Ciao Susy, ci racconti qualcosa di te?
Il mio rapporto con il lavoro è iniziato 28 anni fa, sono corrispondente in lingue estere, sposata da 21 anni e con un figlio di 20. Vivo in provincia di Pavia e, attualmente, lavoro a Corbetta, vicino a Magenta (MI).

Possiamo chiederti quanti anni hai?
Certamente, lo scorso dicembre ho raggiunto ben 45 primavere !

In quale azienda lavori e che posizione ricopri?
Lavoro in un'azienda che si chiama Temis ed opera nel campo dello Space & Defense. Io sono l'Assistente dell'Amministratore Delegato.

Qual'è il tuo ruolo all'interno della Azienda e con quale/i Manager lavori?
La mia è un'azienda piccola, per cui, oltre ad assistere il CEO, mi occupo anche dei servizi generali e facilities aziendali, quindi, in questo senso, sono il punto di riferimento di tutti i dipendenti/consulenti, sia interni all'azienda che esterni.

Da quanto tempo lavori in questa azienda ed in particolare da quanto tempo ricopri questo ruolo?

Ci lavoro da 3 anni ed il mio ruolo è stato lo stesso fin dall'inizio. Va detto che questa azienda è stata fondata dal mio attuale capo proprio 3 anni fa. Siccome entrambi venivamo da un anno trascorso lavorando insieme, al momento di "mettere in piedi" questo progetto, mi propose di seguirlo nell'avventura e ho risposto di sì.

Come hai iniziato la tua carriera? e come è proseguita fino ad oggi?
Ho iniziato lavorando a Milano in un ufficio di rappresentanza esclusiva di macchine per maglieria giapponesi. Ci sono rimasta ca. 7 anni, poi ho lasciato questo posto per un altro sicuramente più stimolante: il gruppo Swatch. Seguivo il Direttore Marketing. Dopo 5 anni l' allora mia responsabile lasciò l'incarico per diventare Direttore Generale in un'azienda di intimo donna e mi chiese di seguirla. Ho accettato e trascorso altri 4 anni, finchè ho preso una decisione rischiosa, cioè lasciare un posto a tempo indeterminato per buttarmi nel lavoro interinale, che iniziava ad apparire in quel periodo. Ho lavorato in questo modo per 6 anni, rimanendo nelle aziende per 6/8 mesi, mi divertivo troppo a cambiare posti, persone, lavoro.....l'ho fatto finché il mercato del lavoro me l'ha permesso, ma, ad un certo punto, non è stato più possibile continuare. Ho così accettato di fermarmi, ma è arrivato il mio attuale capo che mi ha fatto ricominciare un'altra volta ! Ed eccoci ad oggi.

Com'è una tipica giornata del tuo lavoro ?
Non esiste l'aggettivo "tipica" nella mia giornata ! Comunque, arrivo in ufficio per le 8.45 ca. (se non ho commissioni, come banca, posta, ecc.) e "vivo alla giornata", nel senso che dipende da quello che succede, dalle mail che arrivano, ecc. Ho degli "appuntamenti" fissi, come ad esempio il controllo dei pasti, (noi abbiamo deciso di mangiare tutti insieme in azienda, per cui una società di catering ci porta il pranzo), check del conto corrente aziendale e rapido scambio di informazioni con il capo, se è in ufficio, altrimenti al telefono. Il resto varia giorno per giorno. La mia giornata finisce intorno alle 18/18.15, se non ci sono urgenze o necessità che mi trattengono oltre. Dato che non abito propriamente vicino, cerco sempre di non uscire tardi. Ho la fortuna di poter lavorare da casa, per cui, se serve, posso guardarmi le mail anche la sera.

Quale spazio di autonomia ti lascia il tuo capo nello svolgimento delle tue attività? Quante volte alla settimana vi incontrate per fare lo stato di avanzamento dei To Do?
Completa autonomia.
Lui viaggia parecchio, per cui ci incontriamo al bisogno quando è in ufficio. In ogni caso, siamo sempre in contatto con qualsiasi mezzo, cellulare, sms, skype, email.....se c'è l'urgenza, sappiamo sempre come raggiungerci reciprocamente.

Quali sono i software che utilizzi maggiormente o che trovi più efficaci?
I SW sono quelli classici: il pacchetto Office, la posta, il calendario. Non trovo che uno sia più efficace di un altro, dipende dalle esigenze. Per me, per esempio, è fondamentale il calendario, perché ci inserisco, non solo gli impegni del mio capo (professionali e personali) ma di tutti i suoi collaboratori, per avere sempre una situazione aggiornata di chi c'è in azienda e chi è fuori.

Utilizzi lingue diverse dall'italiano?
Sicuro, non ho mai accettato un lavoro che non prevedesse l'uso delle lingue straniere che ho studiato. L'inglese è pane quotidiano, perché abbiamo una filiale in UK, poi il francese, se occorre ho delle reminescenze di tedesco e spagnol.

Ritieni che sia importante la formazione nel nostro ruolo?
Assolutamente. Sia la formazione scolastica che la formazione "sul campo".

Hai lavorato per diversi come Assistente di Direzione. Durante quel periodo, hai rilevato dei cambiamenti sensibili nella professione?
I cambiamenti li ho percepiti più che "nella" professione, "verso" la professione. Con le nuove tecnologie o mezzi di comunicazione, c'è chi pensa che l'Assistente di Direzione non serva più, come se il nostro compito principale fosse quello di rispondere al telefono, passare le telefonate, fare fax, fotocopie, ecc.
E, di conseguenza, c'è il rischio che il ruolo venga sminuito.

In cosa pensi sia difficile essere un' Assistente di Direzione ?
Proprio per quello che ho detto prima, la parte difficile sta nel dimostrare che un ruolo come il nostro ci vuole sempre. E', se vogliamo, un ruolo ambiguo: non si sa che cosa facciamo esattamente tutto il giorno, sembra che sia un lavoro banale, ma il concetto è che ciò che facciamo avviene "dietro le quinte", per cui l'essere riuscite a raggiungere i nostri obbiettivi non passa come un fatto eclatante.
E poi è difficile far capire che non siamo "utilizzabili" per qualsiasi cosa. Mi spiego, se ho una formazione commerciale e ho studiato lingue, non mi fai fare la contabile, anche perché, se avessi avuto attitudini contabili avrei studiato ragioneria!

Qual'è stata la più grossa sfida che hai dovuto affrontare nel tuo lavoro?
Sicuramente quando ho lasciato il mio impiego a tempo indeterminato per affrontare quello temporaneo. La sfida vera non è stato trovare altri lavori, ma mantenere il ruolo e non svendermi per posizioni diverse. Mi sembra che sia andata bene.

Quali sono le 3 maggiori "competenze" (oggi si usa molto dire: Skills) che ritieni importanti per ricoprire bene il ruolo?

1. Il saper gestire le informazioni. In una segreteria di direzione ne passano una valanga: bisogna essere in grado di valutare quali non devono uscire e quali, invece, devono essere inoltrate ad altri collaboratori perché necessarie al loro lavoro. Anche verso il proprio responsabile: se non è in ufficio, si deve saper dare il giusto peso ad una informazione e quindi mettersi in contatto con lui, se è il caso.
2. La capacità di "problem solving". Lo so che può sembrare scontato, ma io non intendo il sapere risolvere i problemi, bensì valutare se lo sono realmente. Spesso mi trovo ad aver a che fare con colleghe che il problema se lo creano da sole, anche quando questo, in realtà, non si pone.
3. Una sacrosanta pazienza. E' indispensabile, con tutti. Per cui, sorriso da un orecchio all'altro (che non deve mai mancare ogni giorno), e avanti a tirare la baracca.

Mi permetto di aggiungere una "competenza" di riserva: un po' di psicologia spicciola non fa mai male. A me è servito l'aver cresciuto un figlio....mi sono allenata soprattutto durante la sua adolescenza!

Quale consiglio daresti alle colleghe della nostra Community per avere soddisfazione nella vita professionale?
"Sposare la causa", ovvero essere certe del proprio ruolo e del proprio valore professionale (e anche personale) per fare in modo di affermarsi. Chi è convinta o si lascia convincere, che questo è un ruolo insignificante, fa meglio a cambiare mestiere. In alcun modo ci si deve sentire inferiori o meno importanti, solo perché, a volte, si ricordano di noi quando ci sono i caffè da servire !
E poi non essere solo "matitine", cioè non stare ad aspettare che arrivi il lavoro per poi svolgerlo pedissequamente, ma essere propositive e agire per tempo, anticipando le mosse !

Quali sono i tuoi progetti per il futuro?
Continuare ad imparare. Progresso, tecnologia, cambiamenti sono arrivati anche in questo lavoro, quindi ben vengano nuove opportunità di apprendimento e crescita professionale e individuale. Nonostante il mercato del lavoro sia orientato verso le più giovani leve, da parte mia, non ritengo che 45 anni siano un motivo valido per evitare di cogliere le occasioni.