AssistenteDirezione.it > Interviste > Head Hunting Ricerca Selezione di Personale - Amgen Dompé

Lo scopo quindi del training di Amgen Dompé era di lavorare su vari aspetti, rendendo autonome le Assistenti nel loro ruolo per far sì che potessero percepire sé stesse (ed alla fine essere anche percepite da coloro che le circondano) come le professioniste che in realtà esse effettivamente sono. Abbiamo voluto anche offrire loro gli strumenti giusti per poter affrontare determinate situazioni con fiducia ed efficacia.

Il progetto non solo ha dimostrato l’impatto che le Assistenti possono avere all’interno di un’azienda, ma anche che ci sono molte possibilità di effettuare un training che va al di là dei classici corsi del tipo “uso di Word e Powerpoint”.

Approfondiamo quindi meglio le motivazioni che vi hanno portato a svolgere un training su questo tema.

Durante diverse conversazioni con le Assistenti di Amgen Dompé, sia formali sia informali, avevo notato che quasi tutte avevano l’aspirazione di crescere e di aumentare le proprie responsabilità, ma allo stesso tempo dimostravano poca passione per il lavoro attuale ed alcune di loro erano addirittura demotivate.

Interviste ufficiali poi dimostravano che più della metà delle Assistenti dichiarava di svolgere mansioni non strettamente legate al proprio ruolo. Di contro, spesso, le mansioni indicate facevano invece proprio parte del loro ruolo ed erano, infatti, anche incluse nella loro job description.

Tutto ciò era quindi la dimostrazione che c’era poca chiarezza sul ruolo delle Assistenti e sulle aspettative dei loro responsabili.

Bene! Incominciamo a intravedere il problema: poca chiarezza sul ruolo e … necessità di coinvolgere anche altri soggetti intorno all’Assistente… ad es. i Responsabili.

Si, le interviste che ho effettuato mi hanno permesso di arrivare alle seguenti conclusioni:

• bisognava migliorare la comunicazione fra Assistenti e supervisori loro responsabili (e vice versa);
• c’era poca collaborazione e scambio di informazioni fra le Assistenti dei vari dipartimenti;
• bisognava aumentare le conoscenze riguardo ai processi di business in modo da poter capire i vari flussi di lavoro per poter rappresentare un reale punto di riferimento;
• per capire bene le proprie responsabilità all’interno di un processo e poter essere pro-attive, bisognava prima conoscere tutto il processo e quindi era necessario interagire maggiormente con i vari dipartimenti.

In breve: era ora di intraprendere delle azioni!

Ok, come prima cosa è quindi necessario capire bene chi siamo, che ruolo abbiamo all’interno dell’azienda, farlo capire agli altri soggetti e poi …?

Fare squadra!

Una delle prime cose che avevo notato era che in Amgen Dompé le Assistenti erano piuttosto confinate nel proprio dipartimento e non formavano un team fra di loro. Questo rendeva difficile per loro sollevare questioni, stabilire "best practices" e farsi sentire come un gruppo di persone con le stesse preoccupazioni e/o problemi.

Come primo passo, ho deciso di assegnare un progetto alle Assistenti, scegliendo un Project Leader fra loro che doveva riportare al Project Owner (le Risorse Umane).

Lo scopo di questa decisione era di far sperimentare sulla propria pelle cosa significa nella quotidianità, avere più responsabilità e dover lavorare in team.

La mia idea era di far scrivere loro un manuale sui processi aziendali, dando loro la possibilità di “scoprire” il business e le interazioni fra i vari dipartimenti.

Conoscere i vari aspetti di un flusso di lavoro risulta fondamentale per poter stabilire le priorità ed effettuare un lavoro di qualità.

Quindi “assegnare un progetto comune” per fare in modo di condividere tutto: bisogni, certezze e … insicurezze?

All’inizio del progetto, ho spiegato le mie aspettative e ho offerto un minimo di linee guida sugli aspetti tecnici di project management. Le Assistenti però dovevano prendere la maggioranza delle decisioni da sole, perciò una stretta collaborazione fra di loro era basilare per essere in grado di mettersi d’accordo sugli aspetti pratici e poter concludere il progetto.

Alla fine del progetto, ho effettuato una sessione di “lessons learned” nella quale le Assistenti potevano esprimere la loro opinione sugli aspetti positivi e le aree di miglioramento.

Nonostante il fatto che tutte fossero d’accordo che il progetto aveva aumentato la collaborazione fra di loro, hanno anche riconosciuto che c’era ancora tanta strada da fare e che era necessario capire meglio come allineare le varie aspettative.

Incominciamo coi gli aspetti positivi condivisi da tutte…

Va bene. Di sicuro c’è stato consenso dopo il training sull’aver contribuito ad avere: 

• maggiore conoscenza dei processi aziendali;
• migliore collaborazione cross funzionale;
• un allineamento dei processi di lavoro (un team con un unico approccio);
• un manuale utile a disposizione dell’intera azienda.

Inoltre, nonostante fosse più difficile riuscire a misurare con precisione i seguenti risultati:

• maggiore apprezzamento del proprio ruolo all’interno dell’azienda;
• maggiore possibilità di essere “sentiti” come membri di un gruppo affiatato;

le Assistenti li hanno comunque collegati ed attribuiti al buon esito del progetto.

Maggiore collaborazione, maggior apprezzamento del ruolo … niente male come primi risultati…

E’ vero. Abbiamo presentato questi risultati durante il Comitato di Direzione insieme al feedback delle Assistenti sul progetto e abbiamo deciso di continuare il lavoro svolto fino a quel momento, andando oltre e mettendo in atto ulteriori azioni:

• implementazione delle riunioni mensili per le Assistenti;
• manutenzione del manuale di riferimento ai processi aziendali;
• effettuazione di un’analisi dei bisogni sia con le Assistenti sia con i loro supervisori per sviluppare un corso focalizzato su alcuni aspetti comportamentali.

Le riunioni mensili sono state avviate e le Assistenti hanno stabilito il processo per la “manutenzione” del manuale. Ho iniziato l’analisi dei bisogni invitando le assistenti ad identificare un massimo di 5 aree di miglioramento, basandosi sugli argomenti toccati durante la sessione di “lessons learned” effettuata a fine progetto.

Sono state poi suddivise in piccoli gruppi, per dare la possibilità ad ognuna di loro di esprimersi liberamente (il che a volte risulta essere più difficile in un gruppo ampio), e ho dato il compito di scegliere 1 area che secondo loro aveva priorità, motivando la loro scelta ed evidenziando il problema o l’esigenza per la quale ritenevano necessario un intervento di formazione.

Questo ci permetteva di analizzare la vera motivazione della loro scelta e di identificare eventuali problemi che sino a quel momento non erano ancora stati individuati.

Di seguito abbiamo effettuato riunioni con alcuni dei loro supervisori chiedendo di descrivere la loro ”Assistente Ideale”.

Ahh… l’Assistente ideale per i nostri capi! Spesso è impossibile far combaciare il sogno con la realtà…

E’ vero e quindi dopo aver studiato a fondo tutti i dati, abbiamo concordato di focalizzare il training sulle percezioni del proprio ruolo, l’atteggiamento e la proattività con lo scopo di allineare le aspettative di entrambe le parti.

Come ci siete riusciti?

Per permettere delle discussioni proficue abbiamo chiesto alle Assistenti di prepararsi all’incontro con alcuni compiti. L’idea era di rendere il training molto pratico, per consentire alle Assistenti di applicare immediatamente ciò che imparavano nel lavoro quotidiano, invece di dover lavorare con dei concetti che rimanevano piuttosto astratti.

Abbiamo quindi deciso di coinvolgere la Senior Project Coordinator dell’Amministratore Delegato in quanto una persona molto stimata da tutto il gruppo con una vasta esperienza nel ruolo di Assistente. Il suo compito consisteva nel fare da co-presentatore durante il corso, illustrando i vari concetti con esempi dalla realtà aziendale di tutti i giorni.

Come anticipato prima abbiamo analizzato a fondo la job description, la motivazione di fare determinati compiti e l’atteggiamento durante lo svolgimento di essi, la proattività in generale, dove collocarsi all’interno dell’azienda, come affrontare situazione conflittuali e come essere assertive, mantenendo intatta la propria immagine di professionista.

Uno degli aspetti fondamentali di tutto il percorso era di ottenere il massimo coinvolgimento delle assistenti in ogni fase della pianificazione per assicurarci che potevano trarre beneficio dal progetto nel suo complesso.

Un altro aspetto importante era cambiare la percezione del proprio ruolo e assicurarsi che le assistenti cominciassero a lavorare in team, aiutandosi ove possibile e condividendo best practices, ma anche presentandosi verso gli altri colleghi come un team di professioniste affiatate.

Ci sono stati effetti concreti nel quotidiano?

Sono passati circa 6 mesi dal corso e abbiamo notato un notevole incremento nelle informazioni che vengono condivise tra le assistenti. Durante i loro team meeting hanno, fra altro, identificato alcuni problemi amministrativi e sono state in grado di confrontarsi autonomamente con i “process owners” per risolvere le questioni, rendendo più fluidi alcuni processi.

Inoltre abbiamo rilevato che i colleghi degli altri uffici riescono ora a percepire le Assistenti come costituenti un “unico team”. Ovviamente questo ha contribuito molto a far si che si sentano riconosciute dal resto dell’azienda nel loro specifico ruolo.

Hanno incominciato a sentirsi parte di un gruppo ben riconosciuto ed apprezzato…

Esatto! Essere riconosciuto come un gruppo di professioniste ha anche avuto un diretto impatto positivo sulle singole componenti del gruppo rendendole: 

• più sicure di sé stesse e quindi
• più disposte ad esporsi proponendo le proprie idee essendo al contempo anche
• più proattive.

Credo quindi che il progetto ed il training siano stati un successo ed il coinvolgimento diretto delle Assistenti nella fase di progettazione ha aiutato molto nel rendere il corso efficace ed utile.

Personalmente sono convinta che la chiave per un training proficuo sia proprio nel coinvolgimento sia dei soggetti che devono essere sottoposti al training sia dei loro supervisori per assicurarsi che le aspettative di entrambe le parti siano allineate e tutti possano trarre un beneficio dell’iniziativa.

Grazie Loes per l’interessantissimo argomento: sono poche le aziende che, in Italia, investono tempo e risorse per la formazione delle proprie Assistenti.

Siamo quindi  particolarmente felici oggi di aver potuto presentare l'esperienza di Amgen Dompé.

AssistenteDirezione.it  è sempre alla ricerca di virtuosi esempi nel mercato e presto torneremo a parlarne!