Intervista a Jamie Heard, Personal Assistant a Londra (UK)

Jamie Heard

AssistenteDirezione.it : Ciao Jamie, ci racconti qualcosa su di te?

Ho 26 anni, sono originario dal Galles del Sud e mi sono trasferito a Londra nel 2009 dopo una promozione al lavoro. Adoro Londra e tutto quello che la riguarda; dal frenetico trambusto della città ai quartieri verdi e più tranquilli come Greenwich.

In quale azienda lavori attualmente?

Lavoro per Lloyds Banking Group da 6 anni! Faccio anche del volontariato come "Personal Assistant" part-time presso il teatro “The New Diorama Theater'” nel centro di Londra.

Quali sono le tue mansioni e con quale/i Manager lavori?

Lavoro a stretto contatto con la Responsabile della divisione “Organisational Effectiveness” che è all’interno della divisione “Lloyds Banking Group Wealth & International” ed aiuto anche i suoi primi riporti e gli altri membri del team. 

Qui sotto, sono elencate alcune delle mie responsabilità:  

• Ampia gestione dell’agenda del Responsabile del Dipartimento e dei suoi primi riporti;
• gestione e risposta alle e.mail per conto della Responsabile della divsione “Organisational Effectiveness”;
• creazione e gestione di materiale HR estremamente riservato;
• contatti con i Responsabili dei "Servizi Finanziari" per potenziali candidati MD/CEO;
• organizzazione di viaggi e pernottamenti per tutto lo staff; ottimizzazione e controllo dei costi; monitoraggio del budget del dipartimento identificando le possibilità di riduzione dei costi e le previsioni di spesa;
•  partecipazione alle sessioni di “HR calibration”; redazione verbali e monitoraggio azioni ed esiti richiesti;
• organizzazione di riunioni di team ed eventi;
• contatti con clienti esterni di alto livello.

Cosa ti ha spinto a diventare un Personal Assistant e quali sono state le tue precedenti esperienze professionali?

Ho visto un bando all’interno dell’azienda per la selezione di un/a “Personal Assistant di Team” e ho risposto. L’annuncio proponeva di affiancare delle Personal Assistant durante la settimana lavorativa ed imparare le loro competenze e conoscenze per diventare un perfetto Personal Assistant.

Avendo un background che è principalmente di Assistente Amministrativo, ho pensato che questo potesse essere un giusto seguito. Quello che mi piaciuto dal ruolo di Personal Assistant è il fatto che ti permette di conoscere molti argomenti ed incontrare una grande quantità di colleghi e clienti di alto livello professionale. Hai anche una grande opportunità di costruire delle reti di contatti.

Potresti descriverci una tua tipica giornata del tuo lavoro ?

Non c’è un giorno uguale all’atro e questo è il motivo per il quale adoro cosi tanto questo lavoro. Ci sono ovviamente le attività amministrative che devono essere fatte però le mie giornate possono spaziare dal passare tutta la giornata ad organizzare l’agenda al partecipare a dei workshops dall’altra parte di Londra o volare ad Edimburgo per incontrare mio capo ed il mio team che lavorano in quella sede.

Cosa trovi di più stimolante nel tuo lavoro?

Il mio capo vive a Glasgow e di solito viene a Londra il martedì ripartendo poi il giovedì. Molte volte, comunichiamo via e.mail o per telefono e ci vediamo solo di persona ogni tanto. Con il fatto che il mio capo ed io lavoriamo un due sedi diverse, sono anche trascorse ben 3 settimane prima di rivedersi di persona. Alcune volte non è semplice, è una vera sfida ma si deve comunque andare avanti.

Che tipo di scadenze devi rispettare nel tuo attuale lavoro e come ti organizzi per gestire le priorità? Hai un metodo particolare?

Lavoro per rispettare sempre le scadenze. Nel passato, sono rimasto in ufficio con il mio capo fino alle 2 del mattino per finire di preparare i kit “OCR” (Organisational Capability Review) che raggruppano delle informazioni su i nostri Top Leader e Talenti all’interno di “Wealth & International”. I kit sono distribuiti ai General Manager e CEO dalla Divisione Wealth & International ed della Direzione Risorse Umane; quindi è estremamente importante che tutto il materiale sia passato al setaccio.

Utilizzo una “To DO List ” continuamente in sviluppo e una volta che un elemento è completo faccio una croce sulla mia lista.

Ho anche iniziato ad utilizzare l’applicazione “Gestione delle Attività” di Microsoft Outlook dopo aver partecipato ad un fantastico corso per PA che è durato 2 giorni e che si è tenuto a Londra nel 2010 (Today’sPA).

Quali sono i software che utilizzi maggiormente nel tuo lavoro e che tipo di documentazione devi preparare?

Probabilmente utilizzo maggiormente Microsoft Office. Raramente cancello le e-mail e ho delle cartelle per tutto. L’agenda è una parte importante del ruolo di PA assieme al saper tenere sotto controllo il proprio “Inbox” e quello del proprio capo.

Le Personal Assistant hanno un legame molto stretto con Outlook e sanno fare delle cose delle quali molte persone che utilizzano Outlook ignorano l’esistenza. Con Outlook, preparo molte e-mail per conto della mia responsabile e quindi è importante per me sapermi esprimere con il linguaggio adatto.

Gli uomini stanno sempre più entrando senza complessi nella professione di Assistente. Su quali aspetti potrebbero avere maggiori problemi delle donne e dove invece potrebbero dare un valore aggiunto alla nostra professione?

Credo che il problema che incontriamo di più, rispetto alle donne, sia maggiormente con i selezionatori. “Può un uomo d’affari accettare di trattare con un altro uomo che gestisca la sua agenda e i suoi affari personali?”. " I suoi colleghi hanno tutti un’Assistente donna e quindi deve avere anche lui una donna come Assistente?". "Una donna d’affari puo’ aver un PA uomo senza che i suoi colleghi, o il suo marito, le pongano domande sul fatto che non abbia scelto una PA donna?"

… Ho avuto la fortuna di costruire degli ottimi rapporti con la maggior parte dei miei capi e uno in particolare mi ha detto che, effettivamente, una delle tre affermazioni sopra indicate corrisponde alle realtà. Ai miei occhi un Personal Assistant uomo può avere successo quanto una Personal Assistant donna. Non è il lavoro più maschile che esista - soprattutto nel settore dove opero. Tuttavia le informazioni a disposizione di un PA sono molteplici e noi (N.d.R. uomini!) siamo orgogliosi di saperle tenere riservate!

Quale domanda ti viene posta più spesso sul fatto di essere un Personal Assistant uomo e come rispondi?

La domanda che mi viene posta più sovente è: “Cosa ti piace del ruolo di PA?”.

Io sono sempre sincero: la professione di PA mi appassiona moltissimo e chi mi conosce - o chi mi ha fatto un colloquio - vi dirà quanto io sia appassionato.

Penso di distinguermi dalla massa quando partecipo ad una selezione per una ricerca di PA nel momento stesso in cui uno legge sul mio CV “'Mr.” Jamie Heard.

Finora ho avuto una sola risposta negativa alle mie candidature come PA, ed è stato in occasione del mio primissimo colloquio! Ma da allora sono passati 6 anni ed io continuo a cavarmela egregiamente!